Oriëntatie

De oriëntatiefase is ervoor bedoeld om de blauwdruk van het project helder te definiëren. In deze fase moeten mogelijke basisconcepten worden gedefinieerd, budgetramingen dienen te worden vastgesteld en hierin moeten keuzes worden gemaakt.

Repanin Consulting BV kan in deze fase mogelijke conceptkeuzes definiëren,  begrotingen opstellen, ROI berekeningen uitvoeren enz., zodat de haalbaarheid van de verschillende keuzes reeds in een vroeg stadium wordt aangetoond.

Definitie

In een tenderdocument wordt de gewenste leveringsomvang vastgelegd. Dit document wordt in nauw overleg met de klant opgesteld en zal vanuit de klant- en gebruikersvisie worden gedefinieerd.

Het tenderdocument beschrijft de eisen en wensen van de klant t.a.v. de toekomstige situatie op een zodanige wijze dat potentiële leveranciers op grond hiervan in staat dienen te zijn een offerte tegen een vaste prijs uit te brengen.

Er wordt een longlist van potentiële leveranciers opgesteld. De leveranciers wordt een Request for Information toegestuurd met hierin vragen waarop deze leveranciers een antwoord dienen te geven. Op basis van de reacties van de leveranciers op de longlist op deze RFI wordt de shortlist van potentiële leveranciers gedefinieerd.

Het tenderdocument wordt naar de potentiële leveranciers op de short list gestuurd.  Deze leveranciers stellen op basis van het tenderdocument een offerte op.

De offertes worden op basis van vooraf gedefinieerde selectiecriteria beoordeeld. Tevens worden in deze fase referentiebezoeken aan de potentiële leveranciers afgelegd.

Het resultaat van deze fase is een opdracht aan de gekozen leverancier.

In deze fase kunnen de volgende activiteiten door Repanin Consulting BV worden uitgevoerd:
–     Definitie long list potentiële leveranciers
–     Opstellen tenderdocumenten
–     Opstellen en beoordeling reacties RFI
–     Gezamenlijke keuze leveranciers short list
–     Opstellen beoordelingsmodel en afstemming met de klant
–     Beoordeling offertes.
–     Bespreking van de offertes met de potentiële leveranciers.

Realisatie

De realisatie wordt in het algemeen gefaseerd uitgevoerd. Per fase worden de volgende stappen doorlopen:

Ontwerp

In de uitvoering maakt de gekozen leverancier de functioneel en technisch ontwerpen en tekeningen. Deze documenten worden in nauwe samenwerking met de projectgroep van de klant opgesteld.

FAT

Voor de ingebruikstelling van software applicaties is het van wezenlijk belang per ombouwfase een Factory Acceptance Test (FAT) in een gesimuleerde omgeving uit te voeren. Slechts na een goedgekeurde FAT wordt de betreffende ombouw uitgevoerd.

Ombouw

De inbedrijfstelling vindt volgens het inbedrijfstellingsplan plaats. Dit inbedrijfstellingsplan wordt door de projectgroep van de klant of door de leverancier(s) opgesteld.

Oplevering

Binnen een nog te stellen termijn na de (laatste) inbedrijfstelling wordt er door de projectgroep van de klant een restpuntenlijst voor de totale levering aan de leverancier toegeleverd. Deze restpuntenlijst  is bepalend voor de oplevering. Na de oplevering start de garantieperiode voor alle software leveringen.

Activiteiten Repanin Consulting BV

Repanin Consulting BV  zal als project manager / consultant tijdens de realisatiefase de klant ondersteunen. Het doel hiervan is dat Repanin Consulting BV  bewaakt dat het project gerealiseerd wordt zoals dit in het tenderdocument is gedefinieerd. Repanin Consulting BV kan hiervoor de volgende werkzaamheden verrichten:
–    Lid van de projectgroep namens de opdrachtgever, het leiden van projectoverlegbijeenkomsten en/of het verzorgen van het projectsecretariaat.
–    Bewaking van kwaliteit conform de voorwaarden in het tenderdocument en andere documenten, budget en planning.
–    Controle en beoordeling van de documenten welke de leverancier toelevert en bespreking van deze documenten met de leverancier en de projectgroep. Dit betreft ontwerpdocumenten, tekeningen, enz.
–    Supervisie tijdens de simulatie- en afnametesten.
–    Coördinatie tijdens de inbedrijfstellingen. Hier treden we op namens de opdrachtgever en zijn in staat diverse disciplines te coördineren.

English

Orientation phase

The orientation phase is intended to make a blueprint of the project. In this phase, possible basic concepts must be defined and considered.

Repanin Consulting BV can help the customer to define these concepts. This based on a broad and long term experience with several solutions.

Preparing tender document

In the tender document, the desired basic functionalities of the systems will be established. This document will be written in close consultation with the project team and will be drawn from the customer and user defined vision.

Repanin Consulting can realize the tender document. The tender document must be a team result, written from the vision of the customer. To achieve this, Repanin Consulting will work intensively together with the customer. The requirements of the customers will be fully respected.

Repanin Consulting contributes with expertise to complete the requirements and gaining advantages of new opportunities.

The tender document describes the requirements and wishes of the customer in such a way that potential suppliers are on the basis of the tender document capable to offer at a fixed price.

After the preparation of the tender document a budget estimate can be performed by Repanin Consulting.

Supplier selection and procurement

At first a long list of potential suppliers will be made. The suppliers can be sent a Request for Information. Herein questions that these suppliers should give an answer. Based on the foregoing and in consultation with the client the supplier shortlist will be defined.

The tender document will be sent to the potential suppliers on the short list.
These suppliers offer on the basis of the tender document. Also in this phase reference visits to potential suppliers can take place and the suppliers shall be asked to give a presentation of both the company and the available technical solutions.

Quotations shall be reviewed based on predefined criteria and in close cooperation with the client. The result of this phase is a contract with the chosen supplier.

In this phase, the following activities can be performed by Repanin Consulting:
– Definition long list potential suppliers.
– Joint choice supplier short list.
– Quotation evaluation
Realization, commissioning and completion

For each project phase, the following steps:

Design

The selected supplier shall realize a functional and technical design.
The functional design is written by the supplier in close collaboration with the project team.

FAT

Before commissioning of the systems, it is essential in each conversion phase a Factory Acceptance Test (FAT) in a simulated environment has to be performed. Only after an approved FAT the appropriate conversion can be performed.

Commissioning

The commissioning of the plant takes place according to the conversion plan, which includes a detailed schedule. The supplier shall make this conversion plan and discusses it with the project team.

Phase Completion

Within a period after every conversion the project team supplies a remaining points list to the supplier. This period to be defined by the project team. The remaining points list determines the phase completion.

After each phase completion the warranty period for hardware deliveries for this phase starts.

Total Completion

Within a time limit after the final commissioning the project team supplies a rest point list for the total completion to the supplier. The remaining points list overrides the previous completions per phase and determines the total completion. After the total completion the warranty period starts.

Support Repanin Consulting

Repanin Consulting can support the project during the realization phase. The aim is that Repanin Consulting ensures the project is realized as it is defined in the tender document.
Repanin Consulting can f.i. perform the following activities:

– Active monitoring of the implementation by the supplier and if necessary support the supplier.
– Monitoring of quality required by the conditions in the tender document and other documents, budget and schedule.
– Keeping progress meetings with the project team and the supplier.
– Participation in the discussions with the steering team.
– Monitoring and evaluation of documents. This includes system analysis reports, drawings, etc.
– Supervision during FAT and commissioning.